Начальник отдела документооборота

Должностные обязанности:
-Общее руководство структурными подразделениями, входящими в состав службы (архив, сектор контроля за исполнением документов и по обращению граждан). В непосредственном подчинении отдел документационного обеспечения, почтовая экспедиция и секретариат. Состав службы управления делами 27 человек.
-Планирование работы отдела документационного обеспечения, на период отсутствия начальника службы управления делами планирование работы службы.
-Соблюдение действующих нормативно-методических документов по делопроизводству по оформлению и составлению организационно - распорядительных документов.
-Контроль за организацией делопроизводства в управлении и структурных подразделениях железной дороги.
-Организация обеспечения исполнительской дисциплины, осуществление контроля за своевременным и качественным исполнением подразделениями органа управления железной дороги распорядительных документов ОАО «РЖД» и решений начальника железной дороги.
-Организация методического руководства и координации деятельности подразделений управления железной дороги и структурных подразделений железной дороги по вопросам исполнительской дисциплины, документационного обеспечения и архивного дела.
-Разработка должностных инструкций и положения об отделе документационного обеспечения.
-Организация, оптимизация приема, регистрации, учета, передачи, хранения, рассылки поступающей и исходящей корреспонденции, оперативного поиска и получения информации по документам.
-Обучение, курирование, методическое обеспечение, контроль работы электронного документооборота.
-Отслеживание изменений в правовых актах и нормативных документах в сфере документации и информации и переработка в соответствии с этими изменениями инструктивных и методических документов Управления Красноярской ЖД по делопроизводству.
-Контроль за оформлением писем и организационно - распорядительных документов, представляемых на подпись начальнику железной дороги и его заместителям.
-Совершенствование программного обеспечения по регистрации и учету документов в текущем документообороте.
-Составление номенклатуры дел в соответствии с электронным документооборотом.
-Организация работы почтовой экспедиции (разработка порядка работы и оформление введения документооборота в экспедиции).
-Организация рассмотрения поступающих в управление железной дороги документов, а также подготовка по ним совместно с причастными подразделениями необходимых материалов и предложений для дальнейшего доклада начальнику железной дороги.
-Организация подготовки и осуществление организационно – технических мероприятий, проводимых по поручению начальника железной дороги.
-Организация подготовки проведения заседаний и совещаний с участием начальника железной дороги.
-Организация и контроль за предоставлением материалов начальнику железной дороги к деловым встречам и другим мероприятиям.
-Осуществление отметки по рассылке документов, поступающих в адрес начальника железной дороги.
-Постановка на контроль и снятие с контроля документов поступивших в адрес начальника железной дороги.
-Организация оформления командировочных документов и поездки начальника железной дороги.
-Составление еженедельных отчетов об исполнительской дисциплине структурных подразделений железной дороги документов поставленных на контроль начальников железной дороги и предоставление отчета начальнику железной дороги. Подготовка предложений по их устранению и проведений мероприятий, направленных на усиление исполнительской дисциплины.
-Составление ежеквартального анализа документооборота по Управлению КЖД.
-Оформление документов по гражданской обороне и мобилизационной подготовке.
-Осуществление проверок в секретариатах заместителей начальника железной дороги, службах и отделах Управления КЖД по организации документооборота, ведения архивного делопроизводства и контроля за своевременным выполнением поручений, организационно – распорядительных документов начальника железной дороги.
-Организация совершенствования форм и методов организации системы упреждающего контроля и проверки исполнения поручений.
-Организация контроля за своевременным списанием в дела исполненных документов.
-Организация контроля и методическое руководство за составлением номенклатуры дел подразделений Управления КЖД, формированием дел, подготовкой и своевременной передачей дел на хранение в архив.
-Организация комплектования и хранение документов постоянного и долговременного хранения, образующихся в процессе деятельности Управления КЖД, в т.ч. по личному составу.
-Организация рассмотрения обращений граждан.
-Организация ознакомления сотрудников Управления КЖД с нормативными документами ОАО «РЖД», с информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства.
-Организация, обеспечение и введение делопроизводства сведений составляющую коммерческую тайну.
-Выполнение персональных поручений начальника железной дороги.